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※日本システムアナリスト協会HPにも掲載されました

平成16年度 AN試験 午後II 解答例 問3

問3 部門間にまたがる業務プロセスの"あるべき姿"に基づいた改革の立案について

 想定しているケース:中堅印刷会社の業務プロセス改革


1.改革に至った背景と改革の概要

1.1 改革に至った背景

1.1.1企業概要
 対象企業G社は従業員数150名の中堅印刷業。印刷業は短納期の建設業といわれるように、受注生産型であるとともに、印刷仕様の顧客からの変更要求が多発する業種。
 組織は経営層、総務部、生産部、営業部、デザイン部、編集部から構成されている。これらの部署は採用基準が全て異なり職能も大きく異なるため、部署ごとにものの考え方も相当異なる。
※企業の課題要因の暗示と、あるべき姿への組織的反発要因を埋めておきます

1.1.2 経営的背景と経営目的
 Webなどの広告媒体の変革や顧客企業のコスト削減動向により、顧客企業から印刷単価削減を求められている。その反面、顧客企業の競争激化によって印刷仕様は詳細に検証・変更される。その結果、売上減少の中、年間の生産ミスの損失が1,000万円を計上している。
※企業の課題要因の明示と、具体的経営改善対象を計数的に示しておきます。

1.1.3 情報システムの活用
 生産部門を除き、社内ネットワークは完了していて、電子メールや印刷素材,原稿の受渡しは行われているが、統合的なマネジメントシステムが存在しない。
※情報システムが有効に機能していないことを明示しておきます


1.2 改革の概要

1.2.1 現状業務の課題
 G社では営業が顧客から仕様をヒアリングする。また仕様変更があれば顧客の意向を編集部門に伝達する。また編集部門はデザイン部門に必要な素材の提供を依頼する。しかし、部門間の相互伝達仕様はバラバラであること、文書伝達の仕組みがないため変更ミスが多発している。
※経営課題と改善すべき要因を明示しておきます。

1.2.2 改革の概要
 経営者は、@部門間の情報共有と伝達の仕組みの構築、A部門間の受渡しデータ書式の整備と統合、Bその結果、生産ミス1000万円の1/3低減の目標を打ち出し、業務の洗い出しと業務のあるべき姿へ近づくような努力を行う。そのための、部門横断的な業務改革委員会の開催と検討を行った。
※経営改善の概要を書いておきます。


2.あるべき姿とのギャップの克服の解消

2.1 業務のあるべき姿

 経営者と私は相談して、業務のあるべき姿を次のように定めた。
 (1) 引合いから受注、編集、デザイン、生産、納品までのマネジメントシステムの確立。
 (2) 部門間の共有する情報(文書)を規定し、標準化する
 (3) 部門間を跨る作業を例外事項まで洗い出しだし、マニュアルに文書化する
 (4) ミスをなくすためのチェック機能を規定し、チェック者に権限を与える
 (5) 文書化コストや伝達コストを軽減するため、不要不急の文書化、情報伝達は行わない
※企業業務のあるべき姿を書いておきます。
※このあたりをしっかり書けると後の展開を体系的に書けて、楽になります。
※業務改善のヒントは品質保証の国際規格のISO9001です。



2.2 ギャップ克服の工夫

2.2.1 問題点の本質の理解
 (1)QC委員会の議事録レビューで問題点の把握
 (2)あるべき姿を委員会で提示して、意見交換のなかで組織ごとの意識の把握
 (3)QC委員会の分析結果を精査して、部門間コミュニケーションに起因するミスが全体の70%を占めることを発見
 この結果、部門間の意識の違いと、マネジメントシステムが存在しないことが経営課題と認識する。
※業務改善の課題を洗い出すための分析作業を詳細に明記します。
※ヒアリングだけでなく文書を基準としたレビューも欠かせません。


2.2.2 情報技術の検討
 (1)パッケージソフトによる業務標準化の検討
 (2)パッケージソフトの経営戦略への適合性の検討
 (3)パッケージソフトの技術的適合性の検討

2.2.3 業務改革のリスクと改革の進展
 (1)業務改革のリスク
    @一時的な業務改善に基づく業務の混乱
    A顧客のやりとりの変更
 (2)経営層が業務改善の意思を朝礼でキックオフ宣言とする
 (3)重点課題の明確化
 (4)懸案課題の委員会検討と最終決裁
※経営課題解決とあるべき姿への業務改革をトップダウン的に実施することを明記します


3. 評価と改善

3.1 業務改善の達成状況
 (1)内部的業務改善状況
 (2)対外的業務改善状況

3.2 経営目標の達成状況
 ミスによる損失発生を75%低減した。当初の経営目標を達成した。
※具体的な業務改善効果を計数的に示しておきます


以上


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