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2009年10月21日

2009年度、ITストラテジスト 午後II 問2解答速報

1 情報化促進の目的と業務特性
1.1 情報化促進の目的

 私がコンサルティングで関与したするB社は、自動車関連の部品を 製造販売する製造業である。
B社では自動車会社大手数社から部品の生産を依頼されると 、その新部品であると仕様を技術検討したうえで原価計算、見積りを行い 契約、受注にいたる。従来部品の場合は仕様変更の有無を確認して 部品展開や部品調達後生産する。
 情報化促進の目的は次のとおりである。

  1. 自動車部品メーカから受注に関連する作業を迅速化するように求められていて対応したい
  2. 受注にかかかわる情報をデータベース化して経営層は受注残の状況を把握したい
  3. そのことによって資金計画立案を円滑化したい
  4. 受注には顧客対応、原価計算、技術検討などの多部署との連携が必要で情報共有化を図りたい

 そのうえで、①受注時の省力化として手作業の80%削減、 ②受注リードタイムを1日とすること、③受注情報の共有化を情報化促進の 基本理念とした。

1.2 業務特性

 第一回目の経営者とのヒアリング、現場代表者の意見収集の結果、次のような 業務特性が存在することが判明した。

  1. かつて、2000万円かけて構築した受注管理システムが現在、殆ど使われていない
  2. その原因として、現場の意見や実情が反映されていないという不満が存在する
  3. メーカからの依頼書はEDIを通じてオンラインでB社に通達される
  4. しかしEDIの仕様が各社によって異なり、標準的な作業が存在しない
  5. ISO9000を取得している。そのためには受注に関連する標準的な書式が必要となっている
  6. この結果、ISO9000とEDIとの結果に矛盾が発生する

 基本的に標準化を進めたいが、どのように標準化を すすめてよいのかがわからないような状態であることがわかった。 

2 情報化促進の阻害要因と原因究明
2.1 情報化促進の阻害要因
2.1.1 EDIと当社標準化受注フォームとの矛盾

 当社は5社の自動車、家電大手との付き合いがある。 その関係で各社のEDIを全て使っていて、その電文フォーマットにしたがって 受注処理をしている。各大手の受注フォーマットはそれぞれ少しずつ異なっており B社の受注処理標準化遅れの原因となっている。
 その問題点は次のとおりである。

  1. 受注した電文を印刷し、当社の標準フォーマットに手作業で再記入する
  2. その記入に間違いがないか記入者本人が確認する
  3. さらに記入者の上司が確認する
 要は生産性も低く、誤謬の原因、あるいは リードタイム悪化の原因となっていた。
2.1.2 当社標準化受注フォームとISO9000との矛盾

 ISO9000では品質保証を目的として受注記録の記入と 保持、点検を標準化することを求めている。
 その現在の問題点は次のとおりである。

  1. 当社の標準フォーマットをISO9000審査・監査に耐える フォーマットに改ざんしている
  2. かいざんは、ISO9000の審査直前1ヶ月に集中的実施する
  3. すなわち改ざんに関連する受注に関わる二重処理の実態がある
 大手との取引においてISO9000は必須要件であり、無視できない。
2.2 分析手法について

 私の分析法は、①経営者へのヒアリング、②組織図のレビュー、 ③現場代表者(課長)のインタビュー、④現状分析(業務分析と 情報化のワークフロー)、⑤現場作業員を交えた情報化会議開催である
 特に、業務分析は今回の問題解決の要と考えて、次の手法を 駆使して分析時間の短縮と正確化を図った。

  1. ISO9000の品質マニュアル、作業マニュアル等の文書を 精査する
  2. ISO9000のマニュアルに記入された作業手順を ワークフロー化する。(DFD)
  3. DFDの読み方をスタッフに教育して、DFD化した作業と 実際の作業を比較して矛盾点、欠落点を情報化委員会で指摘してもらう
  4. 再度、作り直したDFDをもとに、 現実的な現状作業を洗い出す
  5. その際に、上記の矛盾点や、標準化推進の課題を社内や経営層にに周知徹底する
 現場の使いやすい仕組みや作業を軽減する仕組みを作りこめば、 情報化推進について現場の協力が得られると考えた、情報化推進 計画を経営層に提出し承認された。
3 促進案

 促進案にはIT的手法と、経営的手法がある。

3.1 促進案

 提案内容は次のとおりである。
3.1.1 標準化について

①各社EDIからの受注データを一端、データベースに蓄積する。
②データベースには各社受注種別ごとのフォーマットを作りこんでおく。
③その際に受注電文の原本と、名寄せした項目に変換し、蓄積した電文を の両方を保持する
④標準的な名称に名寄せした電文を標準フォーマットへ 変換し、これを受注フォームとする
⑤これにより、転記作業が廃止される
3.1.2 現場の意見を反映した情報システム
 このほか、情報化委員会で明らかになった現場の不満や 欠落していた業務プロセスを情報システムに反映することにする。

3.2 経営的手法

 上記のIT的問題解決を円滑に図るために次のような施策を 提案する。

  1. ISOの自己適合宣言を行う。
  2. ISO監査機関の教条的監査から逃れるために。 ISO自己適合宣言し、ISO本来の趣旨を理解し監査する団体に監査を依頼する
  3. その結果、監査用の文書作成という価値0の作業が軽減される。
  4. 情報化促進の状況を確認するために内部監査としてISO以外にシステム監査を実施する。
  5. システム監査によってITガバナンスの適切さが検証される
 情報化促進は、経営的視点に立って、問題解決を行うことが重要である。
以上
システム監査技術者試験、小論文対策講座(有)アイ・リンク・コンサルタント



投稿者 kato : 2009年10月21日 09:47